Slik lykkes du med å øke mobilbruken i offentlig sektor

I dagens digitale verden står offentlig sektor ved et veiskille der bruk av mobilteknologi ikke bare er et alternativ, men en nødvendighet. Ved å utvide mobilbruken i offentlige etater oppnår man økt effektivitet, forbedrede innbyggertjenester og en mer tilkoblet administrasjon. 

Hvordan kan organisasjonen din endre tilnærming til mobilteknologi og utvide mobilbruken blant medarbeidere som utfører viktig arbeid i felten?

Situasjonen i dag

For å svare på spørsmålet i forrige avsnitt må vi først gi en generell oversikt over hvordan mobile enheter brukes i dag, og hvordan bruken av dem forventes å endre seg i årene som kommer.

I offentlig sektor har de fleste av dagens kontorarbeidere allerede brukt private mobilenheter på jobb i flere år , og bruken skjøt for alvor fart under koronapandemien. Argumentene for å gi kunnskapsarbeidere tilgang til mobile enheter er enkle og klare. Disse enhetene gjør det enklere å ta imot anrop når man er på farten, svare på e-poster, bruke samarbeidsverktøy og utføre grunnleggende administrative oppgaver som for eksempel utgiftsrapportering. Selv om mobile enheter forenkler jobbhverdagen til de ansatte, er det viktig å merke seg at de fremdeles kan utføre oppgavene sine uten dem. Disse enhetene er med andre ord ikke essensielle i det daglige arbeidet deres.

Les mer: Slik håndterer du en sammensatt og mangfoldig mobil arbeidsstyrke

Bruken av mobile enheter til «ikke-kritisk» arbeid har påvirket hvordan disse enhetene anskaffes, håndteres og sikres. Dette har resultert i en ganske stor samling av mobile enheter av ulike merker og modeller og med forskjellige operativsystemversjoner. Det byr på utfordringer for IT-avdelingene, men enn så lenge har de klart å håndtere dem.

Dette kan imidlertid bli et større problem i tiden fremover, i takt med at stadig flere medarbeidere i felten tar i bruk mobile og digitale løsninger. I likhet med privat sektor har det offentlige fått opp øynene for de store produktivitetsgevinstene man kan oppnå ved å digitalisere arbeidsprosesser, og ofte er dette arbeidet drevet av politiske ambisjoner. Dette har ført til mange digitale tiltak der mobile ansatte i felten blir involvert – nettopp på grunn av det store potensialet for økt effektivitet og produktivitet. Ifølge en undersøkelse fra Gartner vil 70 prosent av investeringene i mobilteknologi i 2025 være rettet mot medarbeidere i felten. I 2020 var dette tallet 40 prosent.

Det er med andre ord en stor arbeidsstyrke som nå står klar til å ta i bruk mobile løsninger i sin jobbhverdag. I motsetning til kontorarbeidere vil denne gruppen ta i bruk den mobile enheten som sitt primære arbeidsverktøy. Når arbeidsprosessene til mobile ansatte  blir digitale, vil det bli utfordrende å gå en hel arbeidsdag uten å bruke en mobil enhet med applikasjonene som kreves for å utføre kritiske oppgaver. Dette teknologiskiftet gjør at man må revurdere hvordan man ser på mobilteknologi i offentlig sektor.

En guide til innføring av mobilteknologi i offentlig sektor

For IT-ledere vil det bli en utfordring å håndtere den raske økningen av mobile enheter blant tusenvis av ansatte, noe som setter krav til en strategisk tilnærming til implementeringen av mobilenheter i offentlig sektor. I den sammenheng har vi laget et veikart med gode tips til hvordan offentlig sektor kan oppnå en smidigere overgang.

Foreta analyser

En vanlig utfordring for flere er mangelen på dokumentasjon knyttet til mobilteknologi og bruken av den. IT-organisasjoner har ofte svært begrenset informasjon om porteføljen av enheter, mobilbruk og integreringen og administrering av mobilteknologi i eksisterende prosesser og retningslinjer. Denne mangelen på klarhet gjør det utfordrende å ta informerte beslutninger om fremtidige investeringer og mobilstrategier.

Anbefalinger:

• Få oversikt over porteføljen: Start med å gjennomføre en omfattende gjennomgang av mobilt inventar for å få oversikt over dagens mobilportefølje. Her bør du inkludere detaljer om antall og type enheter, modell, operativsystemversjon og hvor mange enheter som brukes aktivt.
• Kartlegg digitale tiltak: Kartlegg pågående eller kommende digitale tiltak som tar utgangspunkt i bruk av mobile enheter. Å forstå disse tiltakene er avgjørende for å kunne tilpasse mobilteknologien i tråd med mer overordnede organisatoriske mål.
• Kategoriser arbeidsstyrken din: Del de ansatte inn i grupper etter hvordan det er planlagt at de skal bruke sine mobile enheter. Dette vil gjøre det enklere for deg å utarbeide strategier som retter seg mot spesifikke behov og bidrar til å optimalisere utrullingen av mobilteknologi.

Lag en strategi

En veldefinert strategi legger grunnlaget for en vellykket innføring av mobilteknologi. Offentlige organisasjoner bør derfor utarbeide en omfattende mobilstrategi som er i tråd med organisasjonens mål. Dette inkluderer å identifisere viktige brukstilfeller for mobile enheter, sette klare mål og utarbeide måleparametre for å spore resultater.

Anbefalinger:

• Kartlegg virksomhetens behov for mobile løsninger: Gjennomfør workshops med sentrale interessenter fra ulike forretningsområder.
• Visualiser scenarioer: Basert på innspillene du har samlet inn, beskriv scenarioer for fremtidige måter å jobbe på som krever bruk av mobilteknologi.
• Identifiser nødvendig teknologi: Kartlegg mobilteknologien som trengs i scenarioene du har identifisert.
• Gjennomfør en gap-analyse: Utfør en gap-analyse der du kartlegger den nåværende situasjonen opp mot den ønskede fremtidige situasjonen. Dette vil fremheve områder som krever oppmerksomhet og må forbedres.

Anskaffelse

Basert på resultatet fra analyse- og strategiarbeidet ditt oppstår det ofte et behov for å revurdere hvordan mobilteknologi skal anskaffes. For å implementere og skalere digitale tiltak som benytter mobile enheter, kreves en mer omfattende og enhetlig tilnærming til anskaffelser. Dette inkluderer anskaffelse av mobile enheter supplert av tjenester som enhetsregistrering, livssyklusstyring, enhetshåndtering og løsninger for mobile trusler.

Anbefalinger:

• Utform anbud for mobilteknologiløsninger: I stedet for å anskaffe enheter isolert kan du utforme anbud som spesifikt etterspør omfattende mobilteknologiløsninger.
• Etterspør administrerte tjenester: Frigjør verdifull tid og sørg for en beste praksis-tilnærming til administrasjon av mobilporteføljen ved å etterspørre administrerte tjenester som en del av anskaffelsen.
• Ta i bruk en intern Zero-Touch IT-tilnærming: Vurder en intern zero-touch IT-tilnærming der leverandøren tar ansvar for å administrere alle deler av mobilporteføljen. Denne tilnærmingen kan effektivisere driften og øke effektiviteten.

Implementering

Å implementere mobilteknologiløsninger er en delikat oppgave som har en svært direkte påvirkning på sluttbrukerne. Dette gjelder spesielt for medarbeidere i felten, der etablerte prosesser kanskje må erstattes. Hvis implementeringen ikke når opp til forventningene, kan sluttbrukernes holdninger og vilje til å tilpasse seg påvirkes negativt, noe som kan føre til misnøye og frustrasjon.

Anbefalinger:

• Ta utgangspunkt i sluttbrukernes perspektiv: Sørg for at alle aspekter, fra anskaffelse av enheten til registrering og løpende støtte for både enhets- og apprelaterte problemer, vurderes grundig fra et sluttbrukerperspektiv.
• Gjennomfør en pilot med tilbakemeldinger fra sluttbrukerne: Gjennomfør en pilot og søk aktivt etter tilbakemeldinger fra sluttbrukerne. På den måten vil du sannsynligvis avsløre småjusteringer som kan forbedre brukeropplevelsen betydelig.
• Planlegg utrullingen nøye: Planlegg utrullingen omhyggelig, vær til stede og avhold samtaler på tomannshånd for å sikre at avdelinger og brukerne deres får nødvendig støtte tidlig i prosessen. Denne proaktive tilnærmingen er avgjørende for å sikre en smidig overgang og brukeraksept.

Utvikling

Alle organisasjoner er forskjellige når det gjelder hvor modne de er for mobilteknologi og digitale løsninger, noe som gjør utviklingsreisen veldig individuell. Likevel er det alltid rom for å forbedre systemene man allerede har. Det endelige målet bør rette seg mot bruk av mobilteknologi og utforskning av innovative måter å øke produktiviteten og tilfredsheten på.

Et vedvarende samarbeid med bransjeeksperter kan fremskynde implementeringen av banebrytende mobilløsninger og sikre at offentlig sektor forblir i forkant av den teknologiske utviklingen.

Anbefalinger:

• Følg med på den teknologiske utviklingen: I og med at teknologien endrer seg raskt, må du huske at dette er en kontinuerlig prosess. Hold deg oppdatert på utviklingen, og søk hele tiden etter nye måter å forbedre det mobilteknologiske oppsettet ditt på.
• Samarbeid med bransjeeksperter: Samarbeid med bransjeeksperter for å få innsikt i beste praksis, lære av andres erfaringer, høre om suksesshistorier og få råd om hvilke fallgruver du bør unngå.
• Involver mennesker med riktig kompetanse: Inkluder personer som jobber med teknologien på daglig basis, i forretningsutviklingen og endringsarbeidet. Innspillene deres er uvurderlige i arbeidet med å skape betydningsfulle forbedringer og tilpasse teknologien til konkrete forretningsbehov.

Konklusjon

Å utvide bruken av mobile enheter i offentlig sektor byr på både teknologiske og strategiske utfordringer. Ved å løfte mobilteknologi høyere opp på IT-agendaen, vurdere mer enn bare maskinvaren og aktivt ta hensyn til behovene og preferansene til den mobile arbeidsstyrken, kan offentlig sektor utvide bruken av mobile enheter på en vellykket måte. Dette kan i sin tur resultere i en mer effektiv og innbyggerorientert tjenesteytelse.