|
I en tid med raske teknologiske endringer står offentlig sektor overfor en digital omstilling som skal forbedre offentlige tjenester. Mobilteknologi spiller en spesielt viktig rolle når det gjelder å øke effektiviteten og tilgjengeligheten til disse tjenestene. Veien mot en digitalisert offentlig sektor er imidlertid kronglete, med utfordringer som krever grundig overveielse og strategiske løsninger.
Et bredt spekter av roller
Offentlig sektor er langt fra ensartet når vi ser på hvilke jobber som utføres. Sektoren består nemlig av tusenvis av ansatte og inkluderer flere ulike roller. Man kan for eksempel jobbe på kontor, ha en hybrid arbeidsplass eller være ansatt i frontlinjen hvor man tjener offentligheten gjennom ulike funksjoner.
Kontoransatte kan være kundeservicemedarbeidere som primært har kontorbaserte oppgaver, mens de med en hybrid arbeidsplass kan være lærere, ha lederroller innen utdanning eller inneha ulike stillinger i helsevesenet, politiet, tollvesenet osv. Disse fagfolkene kan både sitte bak et skrivebord og jobbe ute i felten.
I offentlig sektor finner vi også en stor gruppe ansatte som jobber mobilt i frontlinjen. Disse menneskene sitter sjelden eller aldri bak et skrivebord og mangler ofte de nødvendige teknologiske verktøyene som skal støtte arbeidet deres. Det er ikke uvanlig at en gruppe mobile ansatte deler én PC til administrasjons- eller informasjonsformål. Sykepleiere og helsefagarbeidere i eldreomsorgen er gode eksempler på ansatte i denne gruppen.
Tatt i betraktning de mange ulike rollene vi finner i offentlig sektor, og de utallige kritiske oppdragene som må utføres, kan det være en stor utfordring å digitalisere arbeidsoppgaver og utstyre de ansatte med mobilteknologi. Denne utfordringen gjør seg spesielt gjeldende i et samfunn som skal ivareta behovene til en stadig aldrende befolkning og samtidig oppfylle forventningene til teknologikyndige personer som er på vei inn i arbeidslivet.
I denne artikkelen ser vi nærmere på mobilteknologiske utfordringer og ulike anbefalinger til hvordan du kan løse disse, med tre trinn som gjør det enklere å innføre og utvide bruken av mobile og digitale arbeidsmetoder i offentlig sektor.
Utfordringer
Når det gjelder bruk av mobilteknologi i offentlig sektor, finnes det ikke én løsning som passer for alle. Det er fordi ulike roller, arbeidsoppgaver, aldersdemografier og forretningssystemer representerer ulike utfordringer. Disse utfordringene kan handle om alt fra teknologi til brukeropplevelse, og påvirker samlet sett innføringen av nye mobile arbeidsmetoder.
-
Utdaterte systemer
Et første hinder i digitaliseringen av offentlig sektor ligger i eldre og utdaterte systemer som mangler mobilutvidelser. Disse backend-systemene fungerer i hovedsak ikke i skyen og mangler dessuten dedikerte apper. Dette skaper behov for en utskiftning eller videreutvikling av systemene, noe som kan vekke bekymringer rundt både kostnader og sikkerhet.
-
Sikkerhetsbekymringer
Offentlige data er sensitive, noe som gjør sikkerhet til en stor bekymring hos mange. Mobilteknologi fører med seg nye sårbarheter som kan utnyttes i et dataangrep. Å finne den riktige balansen mellom tilgjengelighet og robuste sikkerhetstiltak er avgjørende.
-
Kompabilitetsproblemer
Det store mangfoldet av enheter, plattformer og systemer i offentlig sektor fører ofte med seg kompatibilitetsutfordringer. Ved å sikre sømløs funksjonalitet på tvers av ulike enheter, operativsystemer og nettverk kan offentlig sektor oppnå god tilgjengelighet.
-
Begrensede budsjetter
Offentlige organisasjoner, som ofte har stramme budsjetter, står overfor utfordringen med å sette av ressurser til digitale tiltak. De ukjente kostnadene som er knyttet til innføring og vedlikehold av mobilteknologi, kan utgjøre en betydelig sperre og bremse den digitale omstillingen.
-
Endringsmotstand
Innføringen av ny teknologi og nye arbeidsmetoder blir ikke alltid møtt med entusiasme av arbeidsstyrken. Endringsmotstand stammer fra faktorer som for eksempel variasjoner i alderssammensetning og mangelfull involvering av de ansatte, som er vanlige utfordringer i offentlig sektor. Ansatte kan være nølende med å omfavne nye teknologier de ikke er vant med, som gjør at det kan ta lang tid før de tar dem i bruk.
Anbefalinger
Ikke ta lett på arbeidet med å utstyre offentlig ansatte med mobile enheter og innføre digitale arbeidsmetoder. En vanlig feil er å behandle mobilenheter som kontorrekvisita og bare legge vekt på hvor mye de koster. Å innføre nye digitale arbeidsmetoder støttet av mobile enheter, krever en bredere og mer strategisk tilnærming. Nedenfor har vi skissert en tretrinnsstrategi for å oppnå en vellykket onboarding og skalering av mobile og digitale arbeidsmetoder i offentlig sektor.
Trinn 1: Utarbeid og dokumenter en plan
- Utvikle eller revider mobilstrategien din
For å lykkes med å innføre digitale og varierte arbeidsmetoder i stor skala, der mobile enheter ofte er hovedverktøyene, er det viktig å få på plass en veldefinert mobilstrategi. Digitaliseringstiltak og -prosjekter mottar vanligvis dedikert finansiering, men en vellykket implementering står og faller på IT-avdelingens kompetanse. Å utvikle en mobilstrategi som er i samsvar med det økende antallet av og gjennomføringshastigheten i digitaliseringsprosjekter ledet av ulike forretningsområder, er avgjørende for å møte brukernes forventninger og redusere flaskehalser i innføringen av ny teknologi.
- Definer en god mobilpolicy
En policy for mobile enheter kan fungere som et styrende dokument for den raskt voksende mobile arbeidsstyrken. Denne policyen bør omfatte grunnleggende bruksvilkår og retningslinjer som tar for seg alle aspekter av den mobile enhetens livssyklus, og bør dekke logistikkhåndtering som kjøp, reparasjoner og returer samt administrasjon av operativsystemer, sikkerhet og applikasjoner. Å administrere en stor mengde mobile enheter uten å ha på plass et styrende dokument eller et felles regelsett kan føre til frustrerte brukere og IT-ansatte. Mobilpolicyen dikterer oppsettet av administrasjonssystemer for mobile enheter, registreringsprosedyrer og administrasjon av mobilapplikasjoner.
Les mer: Last ned vår mål for mobilpolicy for å komme i gang
Trinn 2: Få det grunnleggende på plass
- Tildel passende midler
Med budsjettbegrensninger er det avgjørende å allokere midler på en strategisk måte. Investeringer i mobilteknologi må være tydelig navngitt og skissert i det totale IT-budsjettet i stedet for å bakes inn i kostnadene for IT-utstyr. Mobilenheter har blitt dyrere, og behovet for styringssystemer, support osv. har økt og blir stadig viktigere, noe som gjør det nødvendig å utarbeide et frittstående mobilteknologibudsjett.
- Utform anbud som etterspør mobile løsninger
I utformingen av anbud må disse inkludere hele det mobile økosystemet. Bare å legge vekt på maskinvare og pris, uten å inkludere aspekter som enhetsadministrasjon, sikkerhet, logistikktjenester og bærekraft, fører til fragmentering, mangel på kontroll og til syvende og sist en kostbar og dårlig brukeropplevelse.
- Invester i en mobilteknologisk infrastruktur
Prioriter investeringer i mobil infrastruktur for å skape et grunnlag som støtter skaleringen av bruken av mobile enheter. Det mobilteknologiske fullstack-økosystemet spenner fra innkjøp av enheter, livssyklustjenester for enheter, enhetsadministrasjon og sikkerhet. Disse elementene kan ikke anskaffes isolert, ettersom de alle er kritiske funksjoner som er nødvendige for å kunne dra nytte av den økte effektiviteten og produktiviteten som mobilteknologi tilbyr.
Trinn 3: Invester i brukertilpasning
- Besøk de ansatte
Under innføringen av nye arbeidsmetoder er det viktig å involvere de som faktisk utfører arbeidsoppgavene. Ved å involvere og snakke med de ansatte og studere arbeidet deres kan du oppnå bedre og raskere brukertilpasning, noe som vil ha en stor effekt på nøkkeltall knyttet til produktivitet og medarbeidertilfredshet. Dette er spesielt relevant for mobile arbeidstakere i frontlinjen, som ofte utfører repeterende oppgaver med enhetene sine. Her kan ett ekstra klikk eller fire sekunder ekstra lasting påvirke produktiviteten og den individuelle medarbeidertilfredsheten betraktelig.
- Tilby opplæring og støtte
I en diversifisert offentlig sektor er det viktig å erkjenne og adressere den menneskelige faktoren i digitaliseringsreisen. Tilby omfattende opplæringsprogrammer og opprett kanaler der de ansatte kan motta støtte ved behov. På den måten kan de tilegne seg de nødvendige ferdighetene og motta hjelpen de trenger til å navigere i sine nye teknologiske verktøy.
- Endringsledelse
Å ha strategier for endringsledelse er nødvendig for å fremme en kultur som omfavner innovasjon og raskt tar tak i problemer. Det høres kanskje enkelt ut i teorien, men det kan være utfordrende i praksis. Det er viktig at du har kontroll på og evnen til å administrere mobilsystemet ditt på en effektiv måte, slik at feilrettinger kan sendes ut til de riktige brukerne til rett tid. Uansett hvor raskt et problem blir løst i appen, spiller det ingen rolle dersom distribusjonen av feilrettingen ikke er presis og effektiv.
Konklusjon
Kort oppsummert er det ingen smal sak å håndtere utfordringene som følger med det å integrere mobilteknologi i offentlig sektor. Ved å prioritere investeringer i mobilteknologi og ta i bruk en helhetlig tilnærming som kobler sammen alle komponentene i økosystemet, kan du imidlertid redusere disse utfordringene. Uten å ha en klar mobilstrategi eller tydelige policyer som styrer innføringen i det mobilteknologiske økosystemet, og uten å involvere brukerne, er risikoen stor for at digitaliseringsprosjekter stanser opp. Dette kan påvirke estimerte produktivitetsgevinster og svekke beregningene for avkastning på investeringen.
|
