Det svåra för Vy Buss AS har inte varit att ge 7000 bussförare en egen surfplatta utan att få på plats allt från digitalisering, appar och processförbättringar som ligger bakom hårdvaran.
- Det är allt detta som skapar resultaten i organisationen, säger Kristine Eiken Sortland i Vy buss.
Om det någonsin har varit så att ett visst ”humör” var allt som krävdes för att bli busschaufför, är den tiden sedan länge borta - åtminstone när det gäller Vy-bussen.
Företaget är mitt uppe i ett projekt som kommer att utrusta alla företagets cirka 7000 bussförare i Norge och Sverige med surfplattor. Något som ska förbättra arbetsflödet, ge direkt tillgång till fler interna system och öppna upp för mer digital kommunikation i företaget
- Organisationen började för några år sedan känna ett mycket stort behov av att skapa en gemensam, digital plattform. Bussektorn har förändrats mycket och det finns nu många olika system som en bussförare kan behöva tillgång till, säger Kristine Eiken Sortland, kvalitets- och miljöchef på Vy buss.
Busschaufförerna har e-post- och tidtabeller, e-learning-verktyg och en app som kommunicerar med bussen och registrerar hur föraren kör på sin Samsung-surfplatta.
– Vi har haft ett intranät under lång tid, men det har inte varit så enkelt för förarna att följa informationsdelningen där. Det fanns några skärmar utanför pausrum på stationer, och de som hade en smartphone kunde logga in om de ville. Förarna behövde dock en lite mer personlig plattform som både kunde ge dem tillgång till företagets system och möjlighet till enklare, mer öppen kommunikation med resten av organisationen, säger hon.
Hon fortsätter och berättar att företaget tidigare har haft en förarhandbok i papper som "alla" förstod att de var tvungna att digitalisera på något sätt. Lösningen blev att utrusta förarna med egna Samsung-surfplattor som kan användas både före och efter arbetsdagen.
- På surfplattan har förarna olika applikationer som gör det lättare att rapportera fel och avvikelser i fordonet, och det som rapporteras kommuniceras vidare digitalt. Dessutom har förarna e-post- och tidtabeller, e-learning-verktyg och en app som kommunicerar med bussen och registrerar hur föraren kör. Detta är populärt, inte minst i samband med det årliga Vy-mästerskapet som arrangeras för att främja en ekonomisk, miljövänlig, kundvänlig och säker körstil.
Engagemang från toppen
Techstep har varit leveranspartner för surfplattorna och rådgivare för bland annat administrationslösningen - en så kallad EMM-lösning (Enterprise Mobility Management) från VMware. Installation och distribution är en viktig del av detta projekt, men processen att få på plats riktiga arbetsprocesser och ett väl fungerande samspel mellan systemen bakom surfplattorna och de appar som förarna har fått, blev än mer komplext.
Projektet har varit direkt underordnat ledningsgruppen i Vy buss, som bland annat har haft framstegsrapporter i projektet som en fast agendapunkt i alla ledningsmöten.
- Ledningen har prioriterat detta arbete och det har varit mycket värdefullt att kunna diskutera utmaningar och problem. Dessutom ger en sådan regelbunden rapporteringscykel en rytm i projektet som är mycket viktig, det är på det stora hela mycket viktigt med deadlines, säger Sortland.
- Att det funnits ett ägandeskap från flertalet nyckelresurser i Vys organisation har varit en viktig framgångsfaktor för detta arbete. I projekt som detta finns det många beslut att ta, och då är det viktigt att ha ett bra engagemang, säger Erik Haugen, Chief Commercial Officer, i Techstep.
- Vi anser att Vy buss har gjort många bra val. Bland annat ger Samsungs surfplattor mycket teknik för pengarna och Enterprise Mobility Management-plattformen WorkspaceONE från VMware är en lösning som vi har mycket goda erfarenheter av, fortsätter han.
Insikter och lärdomar
Projektet har nu pågått ett tag för Vy buss. Sortland delar gärna de fem viktigaste lärdomarna från projektet hittills:
- Detta är kanske företagets största projekt inom organisationsutveckling på länge
- Standardisering går långt in i det administrativa arbete som chefer och andra administrativa anställda gör
- Användarhantering är central och hänsyn till den enskilda föraren har nu tydligt visat vikten av att ansluta många system för att stärka denne
- Det har varit krävande att genomföra detta parallellt med starten av nya kontrakt
- Utrullningen måste ske gradvis. Alla sektioner måste ha utbildning och efter distribution måste de följas upp
- Organisationen kände, som sagt, ett mycket starkt behovet av att få en digital plattform, och det har hjälpt till mycket när det gäller viljan att få det nya systemet på plats. Ibland har det varit krävande, men ett stabilt hus kan inte byggas utan en stabil grund, säger Sortland. Hon säger att en undersökning genomfördes bland några av de som deltog lanseringen sommaren 2019 och sammanfattar deras feedback följande:
- Förarna har fått ett ordentligt arbetsverktyg som det finns många fördelar med
- Administrativ personal kan spendera sin tid på något annat än att dela ut papper
- Förare hittar allt på ett ställe och det är lätt att hitta
- Förare kan enkelt ta en bild och skicka in den
- Det blir färre telefonsamtal till driftcentralen och den lokala ledningen
- Surfplattan är ett fantastiskt arbetsverktyg, detta är utan tvekan framtiden.
