Varför är det viktigt att upphandlingar av mobila enheter grundar sig i resultat och värde för organisationen, istället för pris och produkt på hårdvara? Pris är alltid en viktig aspekt i upphandlingar, men blir det verkligen billigare i längden att upphandla hårdvara till lägsta pris?
I den här artikeln kan du läsa mer om hur du som arbetsgivare kan dra nytta av en modern upphandlingsrutin som frångår traditionella och budgetstyrda upphandlingar.
Upphandla för framtiden - inte för nuläget
Vi på Techstep tror att många företagares och offentliga myndigheters högsta önskan är att investeringar både ska generera i vinst, men även att investeringarna ska vara långsiktiga och hållbara. Vi tror däremot att majoriteten av svenska företagare och offentliga myndigheter fortfarande upphandlar mobiltelefoner genom traditionella upphandlingsformer, där det huvudsakliga fokuset är mobiltelefonernas pris, snarare än vilket värde och resultat de ger organisationen. Framtidens upphandlingar handlar om att gynna organisationen genom av att utrusta anställda med verktyg som stärker organisationen i grunden och som bidrar till upprätthållen konkurrenskraft.
Så, varför tror vi på Techstep att rutinerna för upphandling av mobiltelefoner måste moderniseras? Svaret är enkelt - verkligheten har förändrats. Digitaliseringen rusar framåt, i ett tempo som många arbetsgivare inte kan hålla jämna steg med i rutiner och processer. Ni vet säkerligen vad som krävs för att er verksamhet ska fungera idag - men hur ser framtiden ut? Den moderna medarbetaren har ett mer digitalt och flexibelt arbetsmönster som gör att mobiltelefonen används på flera sätt bara under en helt vanlig arbetsdag.
Därför kan vi inte nog understryka att det i en modern upphandling är hela verksamheten som är beställaren - inte bara vissa delar. Värde och resultat i organisationen skapas med hjälp av långsiktiga investeringar som ger anställda en stabil grund att jobba utifrån.
Vad är skillnaden mellan en traditionell och modern upphandling?
Att jobba mer mobilt är inte längre en framtidsvision - det är det nya normala arbetssättet. Situationen kräver säkrare och mer funktionella mobiltelefoner, vilket ställer nya och högre krav på att arbetsgivare satsar rätt i sin digitalisering.
Rent krasst är den störst skillnaden mellan traditionella och moderna upphandlingar att de traditionella modellerna inte tar hänsyn till aspekter som är svåra att prissätta. Det gäller till exempel digital säkerhet, miljöfrågor och resurseffektivitet - aspekter som en modern upphandling grundar sig i.
Traditionellt upphandlas mobiltelefoner genom ett inköp av ett större parti mobiltelefoner. Inköpet utgår bara från inköpsbudgeten och mobilerna förlorar snabbt sitt ursprungliga värde. Problemet bottnar i att upphandlingen inte utgår från ett helhetsperspektiv eller en grundlig analys av de faktiska verksamhetsbehoven, vilket kan resultera i att investeringen inte blir lika bra som man har tänkt sig.
Vad ska du tänka på när du upphandlar mobiltelefoner?
I en modern upphandling gäller det att ha tydliga målsättningar för mobiltelefonens roll i verksamheten. A och O är att göra en genomgående behovsanalys som utgår från flera delar av organisationen. Idag är det nästan omöjligt att sätta en policy för en hel organisation då mycket måste anpassas efter rollbeskrivningar och arbetsuppgifter.
Vi tror inte heller att anställda framöver kommer att nöja sig med att få en ”one size fits all”-mobil, de vill ha friheten att själva kunna välja. Ta chansen att ta reda på vad anställda faktiskt behöver i sitt arbete genom medarbetarundersökningar - vad behövs och används mobiltelefonerna till?
Här är det viktigt att nämna att arbetsgivare kan behöva hjälp av en kompetent mobilitetspartner som kan ge er tips och råd inför upphandlingsprocessen. Att göra rätt från början är ofta en mer kostnadseffektiv och långsiktig lösning än att själv sy ihop hela IT-miljön och all administration på egen hand.
Fokusera på säkerhet, miljö och långsiktighet
Säkerhet är något som traditionella upphandlingar oftast inte tar hänsyn till. Både användaren och organisationen ska känna sig trygga med sin mobiltelefon. Den digitala säkerheten har aldrig varit så viktig som idag - bland annat på grund av att cyberbrottsligheten ökar och att arbetsgivare måste kunna uppfylla vissa säkerhetskrav enligt svensk lagstiftning. Minst lika viktig är miljöaspekten.
Vilket miljötänk finns i upphandlingen och hur hanteras mobiltelefonernas mobila livscykel? En upphandling måste inkludera ett helhetstänk kring enheterna och säkerställa att dessa är framtagna på bra villkor, men också att de kan återanvändas eller återvinnas på ett korrekt sätt.
En arbetsgivare måste också vara beredd på att framtiden är oviss. Att då sitta fast i oflexibla avtal eller äga en uppsjö av dyra enheter är inte optimalt. Det gäller därför att hitta rätt leverantör eller partner för att bygga en långsiktig relation. En partner med gedigen erfarenhet och kunskap kan hjälpa dig så att upphandlingen resulterar i ett värde på längre sikt, snarare än att lösa ett behov på kort tid.
Det är inte enkelt att veta hur du ska upphandla på bästa sätt - det finns väldigt många aspekter att ta hänsyn till. Därför har vi på Techstep skapat en Masterclass där du som deltagare får lära dig mer om hur du som arbetsgivare kan dra nytta av en mer modern upphandlingar av mobiltelefoner.
Vi ger dig kunskap i hur du ska tänka när du utrustar dina anställda med mobila enheter som är anpassade till flexibla och digitala arbetsmiljöer, och som ger ett större värde för både organisationen och den enskilde medarbetaren.
