Att formulera en bra policy om distansarbete är inte så enkelt som man skulle kunna tro. Här kommer några tips som hjälper dig att få det rätt från början, såsom vikten av att ha en policy om distansarbete på plats, bästa praxis och vad policyn bör innehålla och omfatta.
Vad är en policy om distansarbete?
Distansarbete och den flexibla formen hybridarbete blir alltmer populärt. Tack vare digitaliseringen och alla nya typer av mobila enheter är det nu möjligt att jobba och hålla kontakten med sitt arbetslag var man än befinner sig.
Detta nya sätt att arbeta medför dock en del nya utmaningar. Därför kan det vara bra att ha en policy för distansarbete, som beskriver vem som kan arbeta hemifrån, vad som förväntas, vilken utrustning som erbjuds och hur samarbetet ska gå till.
Genom att införa en sådan policy kan man säkerställa att villkoren blir desamma för alla anställda på företaget.
Varför behövs en policy om distansarbete?
Detta är en vanlig fråga och svaret skiljer sig åt beroende på företagets storlek, bransch och tillämpliga arbetslagar. Men de flesta företag kommer att ha nytta av en policy om distansarbete.
För det första undviker man då osäkerheter kring vad som gäller rent juridiskt vid distansarbete. Om alla känner till de rättsliga kraven och skyldigheterna när man arbetar på distans minskar risken för eventuell tvister. Genom att ha tydliga förväntningar och riktlinjer på plats undviker man problem och det blir lättare att upprätthålla en bra arbetsmiljö.
För det andra främjar en policy för distansarbete öppenhet och rättvisa förhållanden på företaget. Det säkerställer att alla vet vad som förväntas av dem när de arbetar på distans, vilket ökar produktiviteten, minskar stressen och ökar trivseln på jobbet.
Fler skäl att införa en policy om distansarbete
Det finns många fördelar med att ha en transparent och tydlig policy för distansarbete. Vissa av dessa fördelar kommer att visa sig direkt, medan andra framförallt är viktiga på längre sikt. Och idag, när hybridarbete blivit en del av vår nya verklighet, riskerar företag som inte hänger med i utvecklingen att förlora konkurrenskraft.
Här är några av mest uppenbara fördelarna med att ha en policy om distansarbete:
- Det skapar rättvisa och tydliga villkor för alla, oavsett om de jobbar på kontoret eller på distans. Att införa en policy om distansarbete är en tydlig signal till de som jobbar på distans att de är lika viktiga som de som jobbar på kontoret. Detta främjar en rättvis och inkluderande arbetsmiljö för alla anställda, oavsett var de befinner sig.
- Det beskriver vad som förväntas. Med en policy på plats vet alla, både arbetsgivaren och de anställda vad som förväntas av dem, vilket leder till mindre osäkerhet/spänningar och bidrar till en bra och positiv arbetsmiljö.
- Det ökar moralen och produktiviteten, bidrar till att anställda vill jobba kvar på företaget samt undanröjer alla frågetecken kring vem som faktiskt får jobba hemifrån. Om företaget erbjuder olika alternativ för distansarbete kan medarbetarna själva välja ett schema som passar deras livsstil och arbetssätt. Denna flexibilitet kan förbättra arbetskvaliteten och balansen mellan arbete och fritid. Det visar också att företaget är seriöst och främjar inkludering.
- Det gör det lättare att skapa anpassade och effektiva arbetsflöden i hela organisationen. En policy om distansarbete kan även fungera som en vägledning, vilket minskar risken för missförstånd och att felaktig information sprids. Detta kan i sin tur förhindra att onödiga kostnader uppstår, till exempel till följd av att "den ena avdelningen inte vet vad den andra gör" och att samma arbetsuppgifter görs flera gånger i onödan.
- Det är attraktivt för jobbsökande. Idag vill många ha möjligheten att jobba på distans. Att erbjuda flexibla arbetssätt och ha en tydlig policy är ett effektivt sätt att förbättra företagets rykte och locka till sig de bästa medarbetarna i branschen.
- Det underlättar onboardingen av nyanställda. Så, varför inte ta fram en komplett policy för distansarbete och ha med den i introduktionen för alla nya medarbetare? Det finns mycket att vinna på att i ett tidigt skede visa att företaget har bra verktyg och rutiner på plats för nyanställda som jobbar på distans.
Så här skapar du en policy för distansarbete
Nu när vi har beskrivit de viktigaste fördelarna med att skapa en policy om distansarbete kanske du undrar hur du ska gå tillväga för att skapa en? Det finns en hel del frågor du bör ha koll på. Här följer några tips.
- Se till att policyn beskriver vilka regler som gäller för distansarbete, så att alla vet vem som har rätt att jobba på distans. Reglerna kan till exempel omfatta obligatoriska arbetstider, kommunikations- och supportverktyg, teknisk utrustning och hur arbetet bedöms och mäts.
- Beskriv om möjligt hur arbetsplatsen bör vara utformad för den som jobbar hemifrån. Vad kan företaget erbjuda för att ge medarbetare som jobbar hemma en lika bra arbetsplats som de som jobbar på kontoret?
- Uppmuntra regelbunden kommunikation och "incheckningar". Försök skapa en företagskultur som alltid är transparent, där medarbetarnas arbete följs upp regelbundet och där det finns en öppen kommunikation mellan arbetsgrupper, chefer och medarbetare. Det skapar förtroende och är dessutom oerhört viktigt för sammanhållningen och lagandan.
- Se till att policyn beskriver företagets riktlinjer om datasäkerhet och behandling av personuppgifter. Fastställ tydliga regler för hanteringen av VPN och lösenord och förse medarbetarna med säkra bärbara datorer och mobiltelefoner. Om det finns medarbetare som behandlar personuppgifter, till exempel kundinformation bör policyn även beskriva hur personuppgifter ska behandlas (i enlighet med dataskyddsförordningen).
- Undvik att detaljstyra medarbetare som jobbar hemifrån. Det är kontraproduktivt, försämrar arbetsmoralen och kan leda till att anställda slutar. Överväg istället att införa ett asynkront arbetssätt – det vill säga ett arbetssätt som inte kräver att alla jobbar samtidigt, utan att man kan arbeta när och var man vill – där medarbetarna jobbar mer självständigt och fokus ligger på resultatet.
- Underskatta inte vikten av social kontakt och teambuilding, även för de som jobbar på distans. En policy om distansarbete kan till exempel innehålla information om onlineaktiviteter och andra möjligheter till samvaro så att medarbetarna vet när, var och hur de har möjlighet att kommunicera och umgås med sina kollegor.
- Ta medarbetarnas psykiska hälsa och välbefinnande på allvar. Tillhandahåll resurser och stöd, hjälp medarbetarna att hantera stress och skapa en bra balans mellan arbete och privatliv. Ta gärna med detta i policyn om distansarbete så förstår medarbetarna att företaget bryr sig om dem.
