Möjliggör nya arbetssätt för din mobila arbetskraft på fältet

Ända sedan mobila enheter började ersätta fasta linjer och bordstelefoner har fokus främst legat på kontorsarbetaren. Detta är inte förvånande eftersom den initiala implementeringen av mobil teknik syftade till kostnadsoptimering och att gå bort från äldre teknik, snarare än att förändra arbetsprocesser. För kontorsanställda öppnade övergången till mobiltelefoner bekvämligheten att komma åt e-post var som helst, följt av att använda applikationer för sekundära arbetsuppgifter så som kostnadsrapportering och naturligtvis olika verktyg för samarbete. De flesta investeringar i mobil teknologi, således historiskt, riktat sig mot kontorsanvändargruppen medan arbetarna på fältet fortsatt fått hålla till godo med stationär teknik och manuella processer.

Investeringarna har skiftat

I och med stabil uppkoppling, molntjänster, low-code/no-code applikationsutveckling och extremt potenta mobila enheter öppnas möjligheter att förändra arbete på fältet. Attraktiva effektiviseringskalkyler har fått företagens investeringar i mobil teknologi att skifta och nu prioriteras fältarbetaren. Enligt Gartner (The Rise of the Frontline Worker) har investeringarna i mobil teknik förändrats radikalt de sista 10 åren. 2010 gick 90 % av mobil teknikinvesteringarna mot kontorsarbetarna, 2020 var investeringarna ungefär likartade, men 2025 prognostiseras att hela 70% av investeringarna i mobil teknik kommer att gå till förändrade arbetssätt för frontlinjearbetarna.

Anledningen bakom detta skifte kan förklaras av stora produktivitetsvinster och därmed ökad konkurrenskraft. Servicemedarbetaren och arbetet utfört av den samma representerar punkten där alla företagets ansträngningar samlas och värdet överförs till mottagaren. Att utföra uppgifter mer tidseffektivt, med ökad kvalitet och realtidsdata som skickas vidare till interna och externa mottagare, har såldes blivit ett avgörande konkurrensmedel i vår digitaliserade värld.

Den mobila frontlinjearbetare definierad

Frontlinjearbetaren definieras som den individ som utför arbetsuppgifter direkt vid organisationens operativa front. De arbetar ofta på olika platser och i utmanande miljöer där de förlitar sig på mobilteknologi för att utföra uppgifter. Dessa arbetare är vanligtvis verksamma inom områden som hälso- och sjukvård, servicetjänster, detaljhandel, logistik eller i olika samhällskritiska funktioner som polis och brandkår där fysisk närvaro krävs för utförandet av arbetsuppgiften. Användningen av mobila enheter, som smartphones eller surfplattor, möjliggör för dem att få tillgång till realtidsinformation, kommunicera med kollegor och utföra arbetsuppgifter på olika platser utanför en traditionell kontorsmiljö.

Vad är viktigt för mobila arbetare på fältet?

Flera nyckelfaktorer är viktiga för att säkerställa effektivitet, produktivitet och övergripande tillfredställelse för mobila medarbetaren på fältet:

1. Teknologisk tillgänglighet:

• Se till att mobila arbetskraften har tillgång till pålitliga och effektiva teknologiska verktyg för att utföra sina arbetsuppgifter.

2. Träning och kompetens:

• Erbjuda adekvat träning för att säkerställa att mobila medarbetare har de nödvändiga färdigheterna och kunskaperna för sina specifika arbetsuppgifter.

3. Kommunikationsverktyg:

• Tillhandahåll effektiva kommunikationsverktyg för att underlätta samarbete och omedelbar kommunikation mellan mobila arbetskraftsmedlemmar.

4. Säkerhetsprotokoll:

• Implementera robusta säkerhetsprotokoll för att skydda mobila medarbetare och deras data, särskilt när de arbetar på olika platser.

5. Flexibilitet i arbetsscheman:

• Ge flexibilitet i arbetsscheman för att möjliggöra anpassning till de varierande och ibland oförutsägbara arbetsförhållandena.

6. Åtkomst till realtidsinformation:

• Säkerställ att mobila medarbetare har snabb och enkel åtkomst till realtidsinformation som är nödvändig för deras arbete.

7. Stödresurser:

• Erbjud stödresurser och support för att hjälpa mobila medarbetare att lösa problem eller utmaningar som kan uppstå under arbetet.

8. Ergonomiska arbetsförhållanden:

• Fokusera på att skapa ergonomiska arbetsförhållanden för att minska trötthet och öka trivseln för mobila arbetskraften.

9. Uppföljning och utvärdering:

• Genomför regelbundna uppföljningar och utvärderingar för att identifiera områden för förbättring och säkerställa övergripande prestanda.

10. Möjligheter til feedback:

• Skapa mekanismer för att samla in och använda feedback från mobila medarbetare för att kontinuerligt förbättra arbetsprocesser och arbetsmiljö.

Tre specifika områden för ökad produktivitet på frontlinjen 

Genom att fokusera på dessa tre centrala områden ges organisationer möjlighet att maximera prestationen hos sina mobila medarbetare på frontlinjen. Detta inte bara främjar organisatorisk framgång utan gör det även möjligt för teamen att anpassa sig till den dynamiska karaktären av sina arbetsroller:

1. Överge papper och penna

Inmatning/utmatning med penna och papper har tjänat frontlinjearbetare väl under lång tid och används fortfarande flitigt av arbetare på fältet för att utföra kritiska uppgifter. Dock, som framhävts i en studie av Microsoft och Forrester Research, är en av de centrala utmaningarna inom frontlinjearbete just detta beroende av penna och papper för hantering av kritiska data. Fördelarna med att överge dokumentation med penna och papper är ganska tydliga. Det möjliggör omedelbar datainmatning, minskar tiden som spenderas på inspelning och bearbetning av uppgifter och minskar risken för fel som ofta är förknippade med manuell datainmatning. Dessa fördelar gör övergången från penna och papper till ett attraktivt digitaliserings initiativ för många.

2. Minska avstånd

Att minimera det fysiska avståndet mellan den aktuella uppgiften och inmatning eller hämtning av data är avgörande, både för arbetarna och de personer de betjänar. Att behöva gå till ett förråd eller en stationär dator för att kontrollera om aktuell skostorlek finns i lager, eller lämna den äldre patientens sida för att granska medicinska journaler innan man ger ett receptfritt smärtstillande medicin. Brist på omedelbar tillgång till nödvändig information slösar inte bara bort tid utan orsakar även frustration för både tjänsteleverantören och således även för kunden i fråga.

3. Red ut frågetecknen

Många serviceyrken kämpar med hög personalomsättning, vilket innebär att utbildning av ny personal är både tidskrävande och kostsamt. Även erfarna anställda behöver vägledning när nya processer eller förändringar införs. Genom att tillhandahålla mobila enheter och övergå till digitala, steg-för-steg-format för arbetsflöden säkerställer man att alla medarbetare har tillgång till nödvändig informationen och relevanta instruktioner vid varje steg i arbetsprocessen. Detta underlättar snabbare utbildning, förbättrar arbetskvaliteten och minimerar fel genom att lösa eventuella osäkerheter som frontlinjearbetare kan stöta på under utförande av sina arbetsuppgifter.

Läs mer: Robusta lösningar för personal i krävande miljöer

Vad känner, tänker och gör arbetarna på fältet?

Rapporter indikerar att hela 80% av den globala arbetskraften, vilket motsvarar en överväldigande siffra av 2,7 miljarder människor (enligt 'Emergence, The Rise of the Deskless Workforce), inte är knutna till traditionella skrivbordsbaserade roller. Detta understryker den omfattande räckvidden av den digitala förändringen. I mer utvecklade länder är förhållandet mellan skrivbordsyrken och skrivbordslösa yrken mer jämnt fördelat.

Positivt för alla digitaliserings initiativ som drivs för att förändra arbete på fältet är att arbetarna vill ha mer tekniskt stöd i sina roller. Fält arbetarna ser potentiella förbättringar vad gäller kommunikation, logistik, , informationstillgång och träning genom digitala och mobila arbetssätt.

Det finns också ett missnöje med nuvarande teknik och lösningar som erbjuds. Trots att fältarbetarna inte är knutna till ett skrivbord är den vanligaste tekniska utrustningen en stationär dator, vilket vittnar om en teknologisk obalans där fältarbetare får hålla till godo med utrustning ämnad för stationärt arbete. Även om smartphones snabbt vinner mark bland dessa arbetare är integrationen av andra typer av bärbara enheter som smartklockor och glasögon relativt blygsam, vilket antyder outnyttjad potential för att förbättra deras arbetsupplevelse.

När det gäller mjukvara finns det också utrymme för förbättringar. Användarna uttrycker att mjukvaran som nyttjas ofta är långsamma, ineffektiva och svåra att använda. Detta påverkar användarnöjdheten och bidrar till både direkta och indirekta produktivitets förluster.

Läs mer: Förstå skillnaderna: Hantering av personliga och delade mobila enheter

Slutsatser och rekommendationer

Att inte allokera resurser och etablera digitaliserings initiativ för arbete på fältet, i affären eller i lagerlokalen kommer innebära produktivitetsbortfall och med det minskad konkurrenskraft. Arbetsstyrkan ute i verksamheten längtar efter digitalt stöd och ser det som ett måste för att hinna med sina uppgifter och leverera den kvalité som förväntas.

Framåt blir det således nödvändigt för IT-chefer att lyfta den strategiska betydelsen av att digitalisera arbetskraften ute i verksamheten och säkerställa att verksamheten har en robust mobil teknologisk grund som möjliggör nya digitala arbetssätt. Det är IT avdelningens ansvar att implementera, skala och löpande supportera diverse nya digitala arbetssätt och idéer som födds ute i verksamheten. Kort sagt behöver IT avdelning få rutiner och processer på plats för att hantera hårdvarulogistik, enhetsmanagering och säkerhet och det för 1000 tals medarbetare med mobila enheter som deras viktigaste arbetsverktyg.