Traditionellt sett utgår upphandlingar av mobila enheter från pris och produkt, snarare än resultat och värde för verksamheten. Det här gör att denna typ av upphandlingar, i takt med vår allt mer digitala arbetsvardag, bör förnyas och moderniseras - både för offentlig och privat sektor. I det här blogginlägget kan du läsa om varför ett mer modernt och helhetstäckande synsätt på upphandling av mobila enheter är viktigt för få ut maximal kapacitet av en investering.
Upphandla för framtiden - inte för nuläget
Erfarenheter från det gångna året visar att framtiden är oförutsägbar, men en sak som är säker är att distansarbete kommer bli ännu vanligare. Därför gäller det att i framtiden även inkludera aspekter som säkerhet och långsiktighet när man ska upphandla digitala lösningar. Många verksamheter har redan insett att en mer modern utformning av upphandlingar ofta ger ett större värde för hela organisationen. Det här gäller även upphandlingar av mobila enheter - de just nu allra viktigaste digitala verktygen för den moderna medarbetaren.
Det är främst det ökade distansarbetet och vårt allt mer digitala arbetssätt som är den främsta anledningen till att upphandling av mobila enheter behöver moderniseras. Allt fler medarbetare förutsätter att de själva ska kunna välja sina mobila arbetsverktyg och att dessa anpassas efter arbetet som ska utföras - och inte tvärtom. Det här innebär i sin tur att kraven på digitala arbetsmiljöer oundvikligen kommer att bli högre och att hållbara och säkra lösningar, något som traditionellt sett ligger utanför dagens upphandlings-mallar, måste prioriteras. Här behövs nya utgångspunkter för upphandlingar, där värdet och resultatet av en investering snarare bör lyftas istället för bästa möjliga produkt till lägsta möjliga pris. Det kan vara svårt att utforma den här typen av upphandling och det krävs i många fall en kompetent partner som förstår branschen.
Varför ska du upphandla ett värde och inte en specifik produkt?
När en organisation står inför en upphandling av mobila enheter finns det ett par saker som bör tas i beaktning. En av utgångspunkterna är att ha tydliga mål för vad man vill uppnå och ställa sig frågan “varför ska vi upphandla?”. Frågeställningen är ytterst relevant för hela verksamheten och gör att upphandlingen inte bara ligger hos den som faktiskt upphandlar, utan inkluderar flera avdelningar. Det gör att man såldes kan skapa ett holistiskt perspektiv på upphandlingen och identifiera allt och alla som kan dra nytta av upphandlingens värde. Det här lägger grunden för att kunna kartlägga och utgå från hur verksamheten har fungerat tidigare, vilken riktning arbetet har och hur man når det slutgiltiga målet. Att frångå den traditionella synen på upphandling, där priset styr utgången och istället fokusera på långsiktiga resultat, är A och O.
En annan utgångspunkt för att utforma en modern upphandling är att titta på val av en kompetent partner istället för att investera i dyr utrustning. En partner som kan leverera och sköta hela processen av verksamhetens maskinpark är ofta en mer kostnadseffektiv lösning än att själv sy ihop hela administrationen på egen hand. Ett annat argument för att använda en partner, kunnig inom branschen, är att en modern upphandling kan vara svår att utforma, framförallt så att visionerna för upphandlingen utformas på rätt sätt. I grund och botten kan upphandlingen ta form ur frågorna:
- Vad förväntar sig organisationen av sina mobiltelefoner? - Hur mäter ni framgång utifrån er investering i mobila lösningar? - Vilka budgetar påverkas om ni vill skapa/nå dessa framgångar? - Vilka risker finns att det inte ska bli framgång?
Tre viktiga aspekter av modern upphandling
1. Säkerhet
Distansarbete i allmänhet, men även medarbetare som vanligtvis inte arbetar i kontorsmiljö, ställer högre krav på säkerhet. Här måste mobila enheter kunna uppfylla de krav som finns enligt svensk lagstiftning för bland annat GDPR. Det är också viktigt att de mobila enheterna uppfyller säkerhetskraven för anställdas personliga data och verksamhetens data, där känslig information har ett fullständigt skydd. Just säkerheten i mobila enheter är något som i traditionella upphandlingar ofta förbises, då underlagen istället fokuserar på mobilernas specifikationer och pris, snarare än ett resultat av en helhetstjänst för alla mobila enheter på flera nivåer. Att komma ut på andra sidan av en upphandling med rätt lösning för verksamhetens mobila enheter är idag viktigare än någonsin, då mobilerna ofta används både privat och arbete.
2. Miljö
Att äga alla företagets mobila enheter gör ofta att dessa inte nyttjas fullt ut. Många enheter kanske försvinner, går sönder eller bara läggs i ett skåp och samlar damm - vilket på sikt ofta innebär att enheterna kasseras. Det är därför, ur en miljömässig aspekt, bättre att upphandla mobila enheter via en partner som tar hand om hela mobilparkens livscykel. På så vis får du ut maximalt värde av investeringen och kan ta tillvara på enheternas restvärde efter avslutad användning.
3. Långsiktighet
Traditionellt sett ses upphandlingen av mobila enheter som en ren kostnad, snarare än en långsiktig investering. Att göra den typen av upphandling resulterar i många fall i en “dålig” investering, då enheterna snabbt förlorar sitt ursprungliga värde. Det resulterar också i att andra delar av verksamheten påverkas, som exempelvis merkostnader för reparation, resurser som IT-avdelningen måste lägga på att hantera enheterna eller att anställda måste lägga tid på administrativa uppgifter. Genom att istället upphandla mer långsiktigt kan dessa tidstjuvar elimineras och fokus kan istället läggas på att uppnå målsättningar, höja användarvänligheten och ta ytterligare steg mot att digitalisera verksamheten fullt ut.
Låt inte ett lågt pris skapa ett lägre värde för verksamheten
Att konkretisera värdet som de mobila enheterna ska tillföra verksamheten är en av de viktigaste byggstenarna i en upphandling. Om du inte ställer dig själv och verksamheten frågan om varför ni egentligen upphandlar mobil teknologi, är risken stor att era upphandlingar fortsatt kommer jaga lägsta pris per telefon, när de egentligen borde fokusera på största möjliga värde för användarna och bästa resultat för verksamheten.
Lär dig mer om framtidens upphandling
Vill du lära dig mer om hur du kan modernisera upphandlingar och optimera värdet för både verksamhet och användare? Då ska du se vårt webinar ”Framtidens upphandling fokuserar på värde & resultat”. Där tittar vi bland annat närmare på vad det egentligen innebär att upphandla ”Värde & resultat” kontra ”pris & produkt” samt diskutera vilka risker och möjligheter det innebär att upphandla mobilitet som tjänst och hur Managed Mobility Services kan förenkla hela den mobila livscykeln.
