Just nu upplever vi en stor omställning i arbetslivet när allt fler verksamheter börjar kombinera traditionellt kontorsarbete med distansarbete. Vi på Techstep tycker att det här är fantastiskt och vi förespråkar en välfungerande mobil arbetsplats. Men, vad innebär det att ha en mobil arbetsplats och hur skiljer den sig mot en digital arbetsplats? I den här artikeln ska vi gå in på hur man lyckas för att skapa bästa tänkbara arbetsmiljö i framtiden.
Den digitala arbetsplatsen
Det har länge pratats om den digitala arbetsplatsen. Även om det fortfarande är ett ganska luddigt begrepp så känns det ändå logiskt om man borrar sig ner i vad det betyder. Det handlar helt enkelt om byta ut processer och arbetssätt mot digitala motsvarigheter, samt också förse anställda med verktyg som gör att de kan sköta sitt arbete digitalt. Det kan till exempel vara digitala verktyg för att signera avtal och kontrakt eller att sköta sin tidrapport i en digital motsvarighet till den gamla manuella noteringar med papper och penna.
Generellt sett så har många verksamheter kommit ganska långt i sin digitalisering. De allra flesta arbetsuppgifter har digitaliserats under de senaste åren, på ett eller annat sätt. Men, det viktiga för organisationer i en vidare utveckling är att inte ”luta sig tillbaka” och anse sig vara färdig. Även om den digitala arbetsplatsen idag är en självklarhet så finns det många naturliga steg man kan ta för att fortsätta utvecklas.
Den mobila arbetsplatsen
Konceptet om den digitala arbetsplatsen är såklart fortfarande ett aktuellt mål att sikta på, men vi på Techstep ser gärna att man tar det ett steg längre och pratar om den mobila arbetsplatsen. Det här är ytterligare ett ganska luddigt begrepp, men ack så aktuellt. Till skillnad från den digitala arbetsplatsen, där man är ute efter digitala arbetsverktyg, så handlar den mobila arbetsplatsen egentligen om samma sak, fast med fokus på ett mobilt arbetsverktyg.
Tittar vi på exemplet att sköta sin tidrapport, där man förhoppningsvis har gått från manuell ”papper och penna”-hantering till en digital motsvarighet så vill vi ta det ett steg till och kunna erbjuda samma sak, fast i en mobil enhet. Helst i form utav en app som i bästa fall finns installerad på slutanvändarens egen smartphone. Det finns många processer i en modern organisation som tjänar på att undersöka vilka rutiner som har en mobil motsvarighet - allt från att attestera fakturor, signera avtal och rapportera brister, till enklare saker som att hantera sin e-post och kommunikation.
Hur gör du för att skapa en mobil arbetsplats?
Det här kan låta svårt, det är inte heller helt lätt att veta vart man ska börja. Det finns såklart några självklara byggstenar som måste finnas, men generellt sett så kan det se väldigt olika ut beroende på vilket område man befinner sig i. Så, finns det några enkla steg för att komma närmare det här målet? Även om det skiljer sig mycket åt så finns det ändå några nyckelkomponenter att ha med sig in i resan mot den mobila arbetsplatsen.
Mobile First
Ett begrepp som ofta används är ”Mobile First”. Det betyder kort och gott att när man tar in nya tjänster, system eller rutiner så måste man alltid tänka på den mobila upplevelsen i första hand. Finns det redan en app? Fungerar webbsidan väl på en liten skärm? Fortsätter man att ta in nya lösningar som använder gamla metoder så kommer transformationen aldrig i gång, och målet hamnar allt längre bort. De allra flesta användare är vana en mobil upplevelse i tjänster som nyttjas i vardagen. Titta bara på bankvärlden där en välfungerande app tillsammans med BankID löser de allra flesta bankärenden idag.
Användarvänlighet
Mycket kommer gratis om man fokuserar på hög användarvänlighet. Tjänster och funktioner nyttjas sällan om de är svåra att ta till sig. Kraven på enkelt användande är relativt höga idag. Några hygienfaktorer att ta under beaktning är: Hur kommer man igång? Hur kommer appen eller funktionen ut på enheten? Måste man hämta den på egen hand? Måste man följa en guide? Ställer det krav på privata Apple ID eller Google-konton?
Sker allt detta per automatik så kan man räkna med att nyttjandegraden blir hög. Nästa del är inloggning, behöver man logga in i en app eller webbsida? Krävs det eget lösenord, eller är det samma som man har till sin dator? Allra helst ser vi att inloggningen ska ske med automatik, där det enda användaren behöver göra är att öppna appen för att komma i gång. Hur man uppnår detta i praktiken kan skilja sig lite och i många fall behöver man kanske ta till hjälp för att komma hela vägen fram.
Uppfinn inte hjulet på nytt
Det kan låta självklart, men ibland är det svårt att inse hur mycket som faktiskt är klart innan man startat sin resa. Man kanske inte behöver lägga stora pengar på att utveckla egna appar eller funktioner, oftast har de flesta system som redan nyttjas en motsvarande app eller webbfunktion för mobilt användande. Har man även en MDM-plattform till hjälp så är de flesta byggstenar redan på plats, det handlar bara om att lägga dem på rätt ställe. Med hjälp av en färdig app och MDM-system kan du oftast lösa de allra flesta krav för att få till en användarvänlig upplevelse från start till slut.
Låt användarna styra utvecklingen
Att förvänta sig att IT-avdelningen helt och hållet förstår organisationens behov och önskemål är inte längre rimligt. De flesta har egna krav och önskemål för att prestera bäst i sin arbetsuppgift. Ett enkelt sätt att se vart man har störst behov att vara innovativ är att undersöka vad det finns för ”skugg-it” i verksamheten. Nyttjas privata molnlösningar så är det en signal på att man bör införa en motsvarande lösning eller om kollegor kommunicerar i Whatsapp så bör man då kika på ett företagsanpassat verktyg i stället.
En annan viktig punkt är att ge användarna frihet att välja sina egna verktyg. Även om iPhones är de populäraste enheterna idag så betyder det inte att det är den telefonen alla vill ha. Samma sak gäller på PC-sidan där Windows har dominerat på arbetsplatserna länge, men många, framför allt ung arbetskraft föredrar Mac:en som sitt primära arbetsverktyg. Som organisation bör man ge användarna möjlighet att bestämma över sina arbetsverktyg själva. Det kan låta krångligt, och det kan behövas hjälp för att komma igång med nya arbetsverktyg, men när det väl är gjort så rullar det oftast på bra över tid.
Säkerheten i det mobila kontoret
Allt det här kan låta lite läskigt ur ett IT- och säkerhetsperspektiv. Om allt ska hanteras från mobilen, var kommer all data att lagras? Molntjänster blir allt vanligare och det mobila arbetssättet följer ofta med som ett brev på posten. Hur validerar man att den här transformationen sker på ett säkert sätt?
För det första så blir identiteten allt viktigare, vem ska få tillgång till vad, och från vilken enheten? Att enbart nöja sig med ett användarnamn och lösenord anses inte längre tillräckligt, allra helst ska enheten vara bekräftad säker och under hantering för att godkänna inloggning. Vi anser att det absolut minsta kravet är att enheten är registrerad i en valfri MDM/EMM-plattform. Men, om den sedan anses säker eller inte är en lite större fråga. Här finns det lite olika nivåer baserat på vad behoven är och det går absolut att uppnå en säker mobil enhet.
Varför är mobilitet viktigt i framtiden?
Vad tjänar arbetsgivare på att börja tänka på det här sättet inom organisationen? Ett stort argument är att det i stort sett förväntas från slutanvändarnas perspektiv. För att fortsätta attrahera och behålla arbetskraft så är det viktigt att alla kan forma sin arbetssituation så mycket som möjligt. Att kunna vara flexibel i hur, var och med vilka verktyg man sköter sina uppgifter är en stor styrka i dagsläget.
Effektiviteten är också något som ökar när man med hjälp av sin mobiltelefon eller surfplatta kan utföra enklare uppgifter - oavsett var du befinner dig. Att slippa åka in till ett kontor för att slutföra en uppgift är nästan hygiennivå nu för tiden, ännu bättre är det om det kan hanteras direkt från den mobila enheten. Den mobila arbetsplatsen resulterar alltså i nöjdare anställda med högre effektivitet, och det behöver inte vara så krångligt att starta resa som man kan tro.
