I över ett decennium har digitalisering varit det främsta modeordet och även en nödvändighet för många organisationer för att effektivisera och öka produktiviteten. Ny teknik, molntjänster och pålitlig anslutning har gjort nästan allt möjligt, och idéerna och initiativen samlas på hög.
Men för att ett digitalt arbetsflöde ska fungera smidigt, behövs en solid och robust infrastruktur att utgå ifrån. I den här artikeln tar vi dig genom digitalisering för de mobila medarbetarna i organisationen och hur du sätter upp en väl fungerande och långsiktig infrastruktur för de mobila medarbetarna ute på fältet.
ROI vs verksamhetens prioriteringar
Vi kan konstatera att digitaliseringsutmaningarna har skiftat från ett tekniskt perspektiv "kan vi göra det?", till ett organisations- och resursperspektiv "hur gör vi det?". Tekniken är inte problemet – det är hur man nyttjar tekniken på ett skalbart sätt.
Med massor av goda idéer som staplas på hög, så prioriterar och utvärderar vi naturligtvis de som ger oss högst avkastning. Att investera i de projekt som ger oss högst avkastning när vi har begränsade resurser är ju förstås det mest logiska. Och med begränsade resurser blir fokus på avkastning den väg man bör välja. Men detta tillvägagångssätt gör också att de mindre effektivitets- och produktivitetsinitiativ inte prioriteras eller synliggörs, trots att dom långsiktigt bidrar till stor nytta för hela organisationen.
Det handlar oftast inte om att idéerna och initiativen är dåliga eller att avsaknad av avkastningspotential. Tvärtom, idéerna är oftast bra och utvecklingskostnaden som tillkommer projektet är oftast inte så hög. Det som däremot brukar vara problemet är att det inte finns någon solid infrastruktur för hantering av varken säkerhetsriskerna och administration av enheterna för medarbetare ute på fältet. Och utan en skalbar mobil infrastruktur blir istället hela initiativet en risk för hela organisationen.
Att få grunden på plats
Att hantera mobila enheter för anställda i frontlinjen kräver ett annorlunda tillvägagångssätt jämfört med att hantera enheter för kontorsanställda. Miljön där medarbetarna i frontlinjen utför sitt arbete, arbetet som de utför och deras relation till enheterna skapar ett helt annat behov av tillvägagångssätt. Den kunskap som du har kring hantering av personliga enheter går alltså inte att applicera för hantering av enheter i frontlinjen.
Rätt verktyg för arbetsuppgiften
Om vi börjar med arbetets karaktär kan vi dra slutsatsen att smarttelefonen eller surfplattan – ett mångsidigt verktyg för kontorsanställda – tenderar att bli mer av ett ändamålsverktyg för specifika arbetsuppgifter för mobila anställda.
Dessa arbetsuppgifter tenderar också att vara mycket repetitiva. Samma procedur kan utföras hundra gånger varje dag och till och med varje timme. Utöver det så finns utmaningarna med den miljö där arbetet utförs: ute på fältet där vädret kan vara varierande, i en lastbil med dålig belysning eller som servitör på en restaurang som tar beställningar.
Allt detta kombinerat gör att valet av enhet till en kritisk faktor. Och det finns gott om val, från extremt robusta enheter till konsumentenheter utrustade med nödvändiga tillbehör såsom till exempel mobilskydd.
När du funderar över vilken enhet du ska använda rekommenderar vi att du överväger:
- Arbetets karaktär och dess frekvens/repetitioner.
- Där arbetet sker: ute, inne, i kyla, regn osv.
- Hur kritiskt arbetet är och om det kan göras utan enheten.
Läs mer: Hur och varför skräddarsydda enheter ger flera fördelar för både arbetsgivare och arbetstagare
Kontrollera enhetens livscykel
Enheter som används av medarbetare på fältet delas ofta mellan varandra. Som standard får de inte samma vård och omsorg som medarbetarnas personliga enheter. Enheterna kommer att skickas runt bland medarbetare och leva ett mycket hårdare liv än enheter som används för privat bruk.
Detta faktum kräver en annan metod för hantering av enhetens livscykel där du måste överväga allt från inköp till reparationer och hantering av livslängden utan angiven ägare av enheten. Vem gör vad, och vad är ansvaret?
När du digitaliserar frontlinjearbete ersätter du analoga arbetssätt, vilket ökar trycket på digitala verktyg. När det gäller enheter tenderar trasiga enheter att bidra till lokala arbetskriser på grund av bristen på ägande. Enheten går sönder och medarbetaren sätter tillbaka den vid laddningsstationen och tar en ny. Tiden går, och ännu en enhet går sönder. Så småningom finns det inte tillräckligt med enheter för medarbetarna ska kunna utföra sitt arbete. Och IT är omedveten om alla trasiga enheter.
För en smidig hantering av enhetens livscykel rekommenderar vi att du överväger:
- Tydligt ägarskap av enheter som är organiserade efter organisationsstrukturen i frontlinjen.
- Enkla sätt för enhetsägare att hantera beställningar av nya enheter och få trasiga fixade.
- Enhetshantering för IT för att kunna kontrollera enheternas status ute i fält.
Enhetshantering anpassad efter mobila medarbetare
När du hanterar enheter som används av kontorsarbetare litar du ofta på att användarna installerar uppdateringar när det passar dem. Om de inte gör det kan du tvinga fram uppdateringen genom att till exempel blockera åtkomsten till arbetsrelaterade appar.
För delade enheter, där det inte finns några användare och enheten används under ett skift, måste du lösa uppdateringen utan att störa arbetet. Ibland har du också skäl att vänta med uppdateringen. Kanske finns det en kritisk app som körs på enheten som slutar att fungera efter uppdateringen och orsaka produktionsfel.
Läs mer: Digitaliserad hantering ger PostNord full kontroll över mobila enheter
Som tidigare nämnts delas mobila enheter i frontlinjen ofta mellan arbetare. I början av ett skift eller en rutt tar arbetaren en enhet från laddningsstationen och börjar arbeta. När du hanterar enheter för skiftmedarbetare är bästa praxis att låsa enheten i helskärmsläge. I praktiken innebär det att du dikterar säkerhetsinställningar och enhetskonfigurationer och tillämpar en kioskskärm, vilket endast tillåter åtkomst till arbetsrelaterade verktyg och enhetsinställningar.
För bästa praxis för hantering av enheter i frontlinjen rekommenderar vi följande:
- Lär känna din verksamhet och förstå hur arbetet utförs på fältet för att få det optimala upplägget för enhetshantering.
- Ha en förståelse för att enheter som används av medarbetare ute på fält behöver en annan hantering jämfört med kontorsarbetare, och det är okej att ha olika system för enhetshanteringen.
- När du hanterar skiftbaserade enheter, ge bara tillgång till vad användarna behöver och eliminera allt annat. Behandla enheten som ett ändamålssverktyg.
Med användarvänlighet kommer produktivitet
Innan vi rundar av den här artikeln, låt oss första adressera produktiviteten. Alla våra rekommendationer går tillbaka till det, och ökad kvalitet och produktivitet är anledningen till att organisationer digitaliserar.
För frontlinjearbete måste vi ta hänsyn till användarvänligheten där enheterna och applikationen bara måste fungera, annars kommer vi att uppleva störningar i produktionen. Vi måste även ta hänsyn till problemen som kommer med hur enheten används, där antalet gånger den används, av flera olika medarbetare och antalet gånger som själva uppgiften utförs, vilket i sig kan betydande produktivitetstjuvar.
Låt oss säga att du skannar en streckkod och den hamnar i fel fält. Du måste ta några sekunder för att justera eller flera minuter i början av ditt skift för att para ihop med rätt Bluetooth-skrivare. Att ta itu med dessa typer av små mikroproblem kan ge betydande produktivitetsvinster och resultera i en tillfredställande upplevelse för medarbetarna när de utför arbetet.
För att skörda produktivitetsvinsterna av digitala och mobila investeringar för medarbetare ute i fält är vårt råd att:
- Se din investering som ett ekosystem där allt måste fungera tillsammans, från appar till enhetshantering till logistiktjänster för hårdvaran.
- Försumma inte mikroproduktivitetsvinster. Om du multiplicerar de sekunder en uppgift tar med antalet arbetare och hur många gånger de utför uppgiften kan det resultera i betydande vinster.
- Medarbetare ute på fält välkomnar ny teknik och vill att deras arbete ska gå smidigare, så håll dig nära dem och deras arbete.
Receptet för snabbare digitalisering i frontlinjen
Under de senaste åren så har investeringar för mobila medarbetare och digitala verktyg tagit fart. Medarbetarna är positiva, chefer vara trygga i att det är en god investering och även vara säkra på att användarna kan ge dem realtidsdata om framsteg och status för olika händelser.
Den perfekta blandningen av nöjda användare och tillgänglig teknik ger massor av idéer om hur man ständigt kan förbättra. Naturligtvis finns det mycket arbete som måste gå till att utveckla applikationer och digitalisera arbetsuppgifter. Men utan en ordentlig mobil installation och infrastruktur riskerar du appar som inte håller den nivå av användarvänlighet eller som verksamheten behöver.
Lanseringstakten är också i fara. Om varje digitaliseringsprojekt som involverar mobila enheter behöver ta reda på hur man får appen till en enhet och hur man tar hand om appen över tid, kommer tiden för att ro projektet i hamn att äventyras avsevärt.
För att påskynda och skala din förmåga att introducera mobilitets- och digitaliseringsinitiativ i frontlinjen rekommenderar vi att du skaffar en solid grund för att hantera mobilitet. Tänk på hela ekosystemet från hårdvara till livscykeltjänster och enhetshantering. Om du får dessa komponenter på plats kommer det att påverka din förmåga att hantera, lansera och underhålla digitala verktyg som används av mobila medarbetare.
