Odkąd urządzenia mobilne zaczęły zastępować linie i telefony stacjonarne, uwaga koncentrowała się głównie na pracownikach umysłowych. Nie było w tym nic dziwnego – początkowo technologie mobilne wdrażano głównie w celu optymalizacji kosztów i stopniowego odchodzenia od starszych systemów, a nie po to, by rewolucjonizować sposób pracy. Dla pracowników biurowych przejście na telefony komórkowe oznaczało większą wygodę – początkowo dzięki dostępowi poczty e-mail w dowolnym miejscu, a później za sprawą dodatkowych aplikacji, takich jak komunikatory, systemy CRM czy narzędzia do raportowania wydatków. Większość inwestycji w technologie mobilne trafiała do tej grupy, podczas gdy pracownicy terenowi pozostawali w tyle.
Inwestycje nabierają tempa
Ta sytuacja jednak szybko się zmienia. Firmy coraz śmielej korzystają z możliwości, jakie dają stabilne połączenia, usługi chmurowe, aplikacje low-code/no-code i niezwykle wydajne urządzenia mobilne. W efekcie sposób pracy w terenie ulega całkowitej transformacji. Według Gartnera (The Rise of the Frontline Worker) struktura inwestycji w technologie mobilne uległa dramatycznej zmianie: w 2010 r. aż 90% środków przeznaczano na rozwiązania dla pracowników biurowych (ang. Desk-Based Workers), w 2020 r. stosunek ten wynosił już 60/40, a do 2025 r. aż 70% inwestycji w technologie mobilne ma trafić do pracowników terenowych (ang. Frontline Workers).
Za tą zmianą stoi jedno – ogromny wzrost produktywności, który bezpośrednio przekłada się na przewagę konkurencyjną. To, co dzieje się na „krawędzi” biznesu, często nazywanej kluczową ostatnią milą, ma bezpośredni wpływ na końcowy efekt działania firmy. To właśnie tu wszystkie procesy łączą się w jedną całość, a wartość trafia do odbiorców. Szybsza i bardziej efektywna realizacja zadań, lepsza jakość usług oraz możliwość przekazywania danych w czasie rzeczywistym – zarówno wewnętrznie, jak i na zewnątrz – stały się kluczowe w walce o pozycję na rynku.
Kim jest mobilny pracownik?
Mobilny pracownik terenowy (zwany też pracownikiem pierwszej linii) to osoba, która wykonuje kluczowe zadania operacyjne na froncie działalności firmy. Często pracuje w różnych lokalizacjach i dynamicznym środowisku, polegając na technologiach mobilnych, by skutecznie wykonywać swoje obowiązki. Tacy pracownicy są nieodzowni w branżach takich jak opieka zdrowotna, usługi terenowe, handel, logistyka czy reagowanie kryzysowe, gdzie ich fizyczna obecność jest niezbędna. Dzięki urządzeniom mobilnym – smartfonom, tabletom czy specjalistycznym aplikacjom – mają dostęp do informacji w czasie rzeczywistym, mogą sprawnie komunikować się z zespołem i wykonywać swoje zadania w ruchu, poza siedzibą swojej firmy lub organizacji.
Co jest kluczowe dla mobilnych pracowników pierwszej linii?
Aby pracownicy w terenie mogli działać efektywnie, muszą mieć zapewnione odpowiednie narzędzia i wsparcie. Kluczowe elementy to:
1. Technologia i aplikacje
Dostęp do niezawodnych urządzeń z odpowiednimi aplikacjami usprawnia pracę, umożliwia szybszy przepływ informacji i poprawia komunikację. Systemy MDM pomagają firmom kontrolować i optymalizować wykorzystanie tych technologii, zapewniając ich bezpieczeństwo i efektywność.
2. Narzędzia do komunikacji
Firmowe komunikatory, wideokonferencje i aplikację umożliwiające współpracę i zarządzanie projektami pozwalają na stały kontakt z zespołem i szybkie reagowanie na zmiany.
3. Dostęp do informacji w czasie rzeczywistym
Natychmiastowe dane – od stanów magazynowych po instrukcje dotyczące zadań – pomagają podejmować szybkie i trafne decyzje.
4. Szkolenia i zdalne wsparcie
Regularne szkolenia pozwalają pracownikom sprawnie korzystać z nowych technologii i dostosowywać się do zmieniających się warunków pracy.
5. Elastyczność i mobilność
Możliwość pracy z różnych lokalizacji, w tym zdalny dostęp do wewnętrznych systemów i narzędzi, zwiększa efektywność i komfort pracy.
6. Automatyzacja zadań
Ograniczenie powtarzalnych, manualnych procesów pozwala skupić się na bardziej wymagających i wartościowych działaniach.
7. Bezpieczeństwo i ochrona prywatności
Ochrona informacji firmowych jest kluczowa, zwłaszcza gdy urządzenia są używane w różnych lokalizacjach. Rozwiązania MDM pozwalają na szyfrowanie danych, zabezpieczenie dostępu i monitorowanie zagrożeń, eliminując ryzyko naruszeń bezpieczeństwa.
8. Wprowadzanie usprawnień i informacja zwrotna
Możliwość zgłaszania sugestii i występujących problemów pomaga organizacjom dostosowywać narzędzia i procesy do realnych potrzeb pracowników.
9. Dobre samopoczucie i równowaga między pracą a życiem prywatnym
Pracownicy w terenie powinni mieć zapewnione zdrowe warunki pracy, minimalizujący stres harmonogram oraz wsparcie w zachowaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.
Rola systemów MDM w zarządzaniu mobilną siłą roboczą
Coraz większa mobilność pracowników pierwszej linii oznacza także nowe wyzwania związane z zarządzaniem urządzeniami, bezpieczeństwem i prywatnością danych. Firmy wdrażające rozwiązania mobilne muszą upewnić się, że ich sprzęt i oprogramowanie są odpowiednio zabezpieczone, a dane firmowe nie trafiają w niepowołane ręce.
Systemy Mobile Device Management (MDM) pozwalają centralnie zarządzać urządzeniami, kontrolować dostęp do aplikacji oraz monitorować i zabezpieczać dane firmowe. Dzięki MDM przedsiębiorstwa mogą:
-
Egzekwować polityki bezpieczeństwa – np. wymuszać silne hasła, szyfrowanie danych czy automatyczne blokowanie urządzeń w przypadku zagubienia.
-
Zdalnie konfigurować urządzenia – instalować aplikacje, aktualizować systemy i zapewniać wsparcie techniczne bez potrzeby fizycznej interwencji.
-
Rozdzielać dane prywatne i firmowe – umożliwiając pracownikom korzystanie z jednego urządzenia zarówno do celów służbowych, jak i osobistych, bez ryzyka naruszenia danych firmowych.
-
Zapobiegać wyciekom danych – monitorować ruch sieciowy i wykrywać potencjalne zagrożenia w czasie rzeczywistym.
Bez odpowiednich zabezpieczeń firma może narazić się na ataki cybernetyczne, utratę danych i problemy związane z zgodnością z regulacjami, takimi jak RODO. MDM to nie tylko ułatwienie zarządzania sprzętem, ale także kluczowy element ochrony informacji.
Jak zwiększyć produktywność pracowników terenowych?
Skupienie się na trzech kluczowych obszarach pozwala organizacjom wspierać mobilnych pracowników pierwszej linii i maksymalnie wykorzystać ich potencjał.
1. Rezygnacja z papierowych rozwiązań
Choć tradycyjne notowanie na papierze nadal jest powszechne, stanowi jedno z głównych wyzwań w pracy mobilnej. Badanie Microsoft i Forrester Research pokazuje, że ręczne zarządzanie danymi wydłuża procesy, zwiększa ryzyko błędów i utrudnia dostęp do informacji. Przejście na rozwiązania cyfrowe pozwala na błyskawiczne wprowadzanie danych, szybszą realizację zadań i minimalizację pomyłek.
2. Skrócenie dystansu
Ograniczenie fizycznej odległości między miejscem wykonywania zadania a dostępem do informacji jest kluczowe. Pracownik sklepu nie powinien tracić czasu na bieganie do magazynu lub komputera, aby sprawdzić stan zapasów, tak samo jak pielęgniarka nie powinna opuszczać pacjenta, by przejrzeć jego dokumentację medyczną. Brak natychmiastowego dostępu do niezbędnych informacji nie tylko marnuje czas, ale także powoduje frustrację i niezadowolenie zarówno u pracownika, jak i klienta. Mobilne technologie eliminują te przestoje, zapewniając szybki dostęp do danych tam, gdzie są one potrzebne.
3. Jasne wymagania i przejrzysty proces
Wysoka rotacja wśród pracowników pierwszej linii sprawia, że szkolenie nowych osób jest kosztowne, a nawet doświadczeni pracownicy potrzebują wsparcia przy zmianach procesów. Wyposażenie ich w urządzenia mobilne i cyfryzacja procesów w formie przejrzystych instrukcji krok po kroku zapewnia dostęp do niezbędnych informacji oraz możliwość przekazywania opinii na każdym etapie. Takie podejście przynosi korzyści wszystkim – przyspiesza szkolenia, poprawia jakość pracy i minimalizuje błędy, eliminując niepewność, z jaką mogą się spotkać pracownicy pierwszej linii.
Co czują, myślą i robią pracownicy?
Badania pokazują, że aż 80% globalnej siły roboczej – czyli 2,7 miliarda ludzi („Emergence, The Rise of the Deskless Workforce”) – nie pracuje przy biurku. To dowód na ogromny zasięg transformacji cyfrowej. W bardziej rozwiniętych krajach ten podział jest niemal równy, co jeszcze mocniej podkreśla, jak ważna jest cyfryzacja pracowników mobilnych w różnych branżach.
W tym kontekście pojawia się pozytywna wiadomość: pracownicy chcą większego wsparcia technologicznego. Zdają sobie sprawę, że dodatkowe narzędzia mobilne mogą usprawnić kluczowe aspekty ich pracy, takie jak komunikacja, operacje i logistyka, wdrażanie nowych pracowników czy szkolenia.
Jednak obecny stan technologii budzi niezadowolenie. Mimo że nie pracują przy biurkach, pracownicy terenowi często dostają do swojej dyspozycji komputery stacjonarne i laptopy, co wskazuje na niedopasowanie narzędzi do ich rzeczywistych potrzeb. Smartfony zyskują w tej grupie coraz większą popularność, ale wdrożenie urządzeń ubieralnych, takich jak smartwatche czy inteligentne okulary, wciąż jest niewielkie. To sygnał, że istnieje niewykorzystany potencjał do poprawy ich codziennej pracy.
Problemy dotyczą także oprogramowania. Użytkownicy często skarżą się, że ich narzędzia są „powolne”, „nieefektywne” lub „trudne w obsłudze”, zwłaszcza na starszych urządzeniach. Ma to bezpośredni wpływ na zadowolenie pracowników oraz powoduje zarówno jawne, jak i ukryte straty w produktywności.
Wnioski i zalecenia
Pomijanie pracowników terenowych w cyfryzacji i inicjatywach mobilnych to poważny błąd, który może negatywnie wpłynąć na sukces organizacji. Dzisiejsi pracownicy coraz bardziej skłaniają się ku inteligentniejszym metodom pracy z wykorzystaniem urządzeń mobilnych – nie tylko z wygody, ale przede wszystkim jako nieodzownego elementu zwiększenia produktywności i obniżenia kosztów. Takie podejście bezpośrednio wzmacnia konkurencyjność firmy w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.
Patrząc w przyszłość, kluczowe jest, aby menedżerowie IT dostrzegli strategiczne znaczenie mobilnych pracowników i priorytetowo potraktowali budowę solidnej infrastruktury technologii mobilnej. To nie tylko inwestycja w sprzęt, ale strategiczna konieczność, by skutecznie wspierać cyfryzację operacji i działania organizacji. Systemy MDM to kluczowe narzędzie, które pozwala na bezpieczne i efektywne zarządzanie mobilną siłą roboczą. Bez nich transformacja cyfrowa może narazić firmę na ryzyko utraty danych i problemów z zarządzaniem infrastrukturą mobilną. Ponieważ to właśnie zespoły operacyjne najczęściej inicjują takie projekty, działy IT muszą aktywnie angażować się w ich wdrażanie i długoterminowe wsparcie.
Chcesz zobaczyć, jak działa nowoczesny system MDM? Przetestuj rozwiązanie MDM w swojej firmie.
