For mange yrkesgrupper i Norge er det nå regelen heller enn unntaket at arbeidsgiver holder sine ansatte med mobiltelefoner og dertil hørende abonnementer.
Dette tjener begge parter godt: De ansatte får gjerne en mer avansert telefon og et mer fordelaktig abonnement enn de kanskje ellers ville tatt seg råd til, mens arbeidsgiver får effektive kanaler til å kommunisere med sine ansatte – potensielt døgnet rundt.
Likevel er de ansattes mobiler et minefelt for mange organisasjoner: Én har plutselig kjøpt seg datapakke mens han var på USA-ferie (selv om han aldri gjorde noe jobbrelatert), en annen ønsker seg en mer avansert telefon enn standardmodellen, mens en tredje har bestilt dobbel tvilling-SIM (formodentlig til cabincruiserens WiFi-hotspot og datterens iPad).
Her kan kostnadene fort balle på seg, og da blir spørsmålet til slutt hvem som skal få og hvor grensene skal gå. Ofte blir det HR-avdelingen som må ta jobben med å rydde opp og stramme inn, kanskje spesielt i tilfeller hvor ulik praksis på forskjellige nivåer i organisasjonen har løpt helt ut av kontroll. Slik oppryddinger er nesten uten unntak en svært utakknemlig oppgave, med stort potensial for å skape massevis av misnøye – i tillegg til de høye regningene.
Derfor er det så smart for bedriften å få sine mobiltelefoner gjennom Techstep SmartDevice. Én av denne løsningens mange fordeler, er ikke bare at den pålegger organisasjonen å definere en god mobilpolicy (som forresten også kan gå rett inn i personalhåndboken), men at den også gjør det enklere for organisasjonen å overholde den. Et element av dette er at løsningen har mekanismer som forenkler direkte lønnstrekk av tilleggskostnader de ansatte selv skal betale.
Her hører det med til historien at Techstep i tillegg til å ha slike gode verktøy, også har mye erfaring på hva som bør inn i en slik policy og hva som har fungert i andre organisasjoner. I tillegg til at dette gir HR-avdelingen færre ubehagelige oppgaver å håndtere, har det gjerne vist seg å gi organisasjonen som helhet lavere kostnader forbundet med mobilholdet.
Mange moderne HR-avdelinger setter også pris på at Techstep SmartDevice gjør utstyrshåndteringen i forbindelse med on- og offboarding av ansatte mye enklere:
Når en nyansatt starter opp, får han eller hun en pakke i posten med en splitter ny mobiltelefon som for alle praktiske formål setter seg selv opp (en «wow-faktor» som ikke minst yngre arbeidstakere setter stor pris på). Skulle telefonen på noe tidspunkt behøve reparasjon, kommer det en byttetelefon i posten. Den gamle shippes tilbake for reparasjon, resirkulering eller destruksjon – avhengig av skader og tilstand.
Når en ansatt skal slutte, kan vedkommende enten kjøpe telefonen ut (alt jobbrelatert innhold fjernslettes effektivt av arbeidsgiver) eller sende den tilbake i posten, i visshet om at Techstep vil sørge for at alt sensitivt innhold slettes slik at enheten kan få et nytt liv i annenhåndsmarkedet.
SmartDevice er nemlig en helhetlig livssyklusløsning som følger telefonen fra før den plasseres i hendene på de ansatte, til etter at organisasjonen er ferdig med den, og den trygt kan sendes videre til et nytt liv i annenhåndsmarkdet. Dette gjør bedriftens mobilhold mer bærekraftig, samtidig som det styrker den ansattes personvern.
Her er noen eksempler på hva ansatte selv bør betale, for bare å vise noe av det Techsteps SmartDevice-løsning gjør det enklere for administrasjonen å håndtere:
Innholdstjenester – Kjøp av varer og tjenester via mobiltelefon
Enten det er en hundrelapp til TV-aksjonen eller en femmer for å stemme i den seneste Idol-kåringen, er dette kostnader som den ansatte skal betale for selv.
Nummeropplysning – Tjenester som bla. 1881
Det finnes faktisk mange som fremdeles bruker manuelle, oppringte nummeropplysningstjenester, selv om det i dag finnes mange andre og gratis (eller i hvert fall mye rimeligere) måter å skaffe telefonnumre på.
Ekstra datapakke – utover arbeidsgivers standard
Det er ikke sjelden at mobilen er familiens WiFi hotspot på hytta, hjemme eller i båten. Da ender ansatte ofte opp med å ønske seg større datapakker enn bedriftens definerte standard, og det kan de tilbys – mot å dekke mellomlegget selv.
Utenlandstelefoni – utover EU/EØS
Har man ansatte som ikke reiser utenfor EU/EØS, blir det være fornuftig med en beløpsgrense for kostnader utenfor dette området. Dette skal da dekke kostnader hvis man er på ferie og må gjøre noe jobbrelatert – og det vil samtidig redusere virksomhetens utgifter for utlandstrafikk.
De aller fleste ansatte ser det som fornuftig og rettferdig at arbeidsgiver ikke vil dekke alt, men med en definert policy og gode mekanismer kan de likevel bruke mobiltelefonen til å forenkle egen hverdag – mot å dekke mellomlegget selv.