Det er ikke enkelt å utarbeide retningslinjer for å sikre gode resultater og produktivt arbeid hjemmefra. Vi har bedt våre eksperter på området om å dele sin kunnskap om hvordan du kan oppnå det beste utgangspunktet. Du skal få innsikt i hvorfor slike retningslinjer er så viktige på dagens arbeidsplasser, og hvordan du utarbeider retningslinjer som er klare og tilpassede og gir gode resultater.
Hva er retningslinjer for hjemmekontor?
De siste årene er hjemmekontor og hybride arbeidsplasser blitt stadig mer populært blant bedrifter og ansatte. Takket være teknologisk utvikling kan du nå arbeide fra hvor som helst og fra hvilken som helst mobil enhet, og likevel holde kontakten med resten av teamet.
Disse nye arbeidsformene medfører imidlertid også nye utfordringer og nytt ansvar. Derfor bør bedrifter ha egne retningslinjer for hjemmekontor. Dette dokumentet gir en oppsummering av forventninger og retningslinjer knyttet til hjemmekontor for arbeidsgivere og medarbeidere. Slike retningslinjer fungerer som en avtale som beskriver hvem som kan jobbe hjemmefra, hva som forventes, hvilket utstyr som tilbys til hjemmekontor, og hvordan kommunikasjonen skal foregå.
Ved å definere disse parametrene kan bedrifter forsikre seg om at alle som jobber i organisasjonen har samme betingelser.
Hvorfor trenger bedrifter retningslinjer for hjemmekontor?
Mange lurer på dette, og svaret på spørsmålet avhenger av organisasjonen. Faktorer som størrelsen på bedriften, bransjen samt bestemmelsene som regulerer arbeid, danner grunnlaget for detaljene i retningslinjene. Uansett finnes det to områder der det er spesielt gunstig å ha slike retningslinjer:
For det første bidrar retningslinjer for hjemmekontor til å beskytte både arbeidsgivere og arbeidstakere ved mulig erstatningsansvar i forbindelse med arbeid hjemmefra. Retningslinjene sikrer at alle er klar over de juridiske kravene og forpliktelsene når de jobber hjemmefra, noe som bidrar til å redusere risikoen for uregelmessigheter, tvister og søksmål. Med klare forventninger og retningslinjer er det enklere for bedrifter å unngå mulige problemer og i stedet sørge for at arbeidsmiljøet er trygt og godt.
For det andre fremmer retningslinjer for hjemmekontor åpenhet og rettferdig behandling i bedriften. Retningslinjene bidrar til å avklare forventningene i forbindelse med bruk av hjemmekontor, slik at det blir enklere for ansatte å vite hvor de står og hva som forventes av dem. Ved å følge disse retningslinjene kan bedriften øke produktiviteten, senke stressnivået og øke arbeidsgleden blant ansatte.
Årsaker til at bedrifter bør ha retningslinjer for hjemmekontor
Åpne og tydelige retningslinjer for hjemmekontor innebærer en rekke fordeler for bedrifter. Enkelte av retningslinjene gir resultater umiddelbart, mens andre bygger et godt grunnlag for fremtiden. Siden hybride arbeidsplasser allerede er utbredt, risikerer bedrifter å tape terreng til konkurrentene hvis de ikke holder tritt med utviklingen.
Men hvilke praktiske fordeler innebærer retningslinjer for hjemmekontor?
- Retningslinjer bidrar til rettferdig behandling og klarhet i organisasjonen ved å fastsette en standard som sidestiller ansatte som jobber hjemmefra, med dem som jobber i bedriftens lokaler. Den sistnevnte kategorien har sannsynligvis allerede retningslinjer å forholde seg til. Når bedriften utarbeider egne retningslinjer for hjemmekontor, opplever disse ansatte at de blir satt like stor pris på. Slik fremmer bedriften et rettferdig og inkluderende arbeidsmiljø for alle ansatte, uavhengig av hvor de befinner seg.
- Retningslinjer bidrar til å styre forventningene til arbeidet hjemmefra. Med retningslinjer får både arbeidsgivere og arbeidstakere avklart forventningene med én gang. Dermed blir det mindre usikkerhet og spenninger, slik at arbeidsmiljøet blir mer positivt og velfungerende.
- Retningslinjer bidrar til høyere arbeidsmoral, produktivitet og lojalitet blant ansatte som jobber hjemmefra, og at flere får muligheten til å jobbe på denne måten. Når bedriften gir ansatte muligheten til å jobbe hjemmefra, kan de velge løsningen som passer deres livsstil eller behov knyttet til produktivitet. Denne fleksibiliteten kan bidra til høyere kvalitet i arbeidet og en bedre balanse mellom jobb, familie og fritid. Retningslinjene viser også at bedriften er opptatt av at arbeidsmiljøet skal være inkluderende og åpent.
- Retningslinjer sikrer samkjørt og effektiv arbeidsflyt gjennom hele organisasjonen. Medarbeiderne og ledere får veiledning og regler å forholde seg til, slik at risikoen for misforståelser og feilinformasjon blir lavere. Dette bidrar i sin tur til at bedriften unngår unødvendige kostnader, for eksempel knyttet til dobbeltarbeid eller til at ulike team ikke koordinerer arbeidet med hverandre.
- Retningslinjer bidrar til å tiltrekke kompetente ansatte. Mange ønsker seg muligheten til å jobbe hjemmefra. Med fleksible arbeidsordninger og klare retningslinjer kan bedrifter styrke omdømmet sitt og tiltrekke seg de beste hodene i bransjen.
- Retningslinjer forenkler introduksjonsprosessene. Hvorfor ikke utarbeide fullstendige retningslinjer for hjemmekontor? Det er gunstig for bedrifter at de umiddelbart kan vise at verktøyene, rutinene og dokumentene er på plass for nye medarbeidere som jobber hjemmefra.
Tips når du skal lage retningslinjer for hjemmekontor
Nå som vi har gått gjennom de viktigste fordelene ved å utarbeide gode retningslinjer for hjemmekontor, lurer du kanskje på hvordan du går frem? Her er det en rekke faktorer man må ta hensyn til. Nedenfor følger noen generelle anbefalinger om hva bedrifter bør vurdere når de lager sine egne retningslinjer.
- Fastsett klare kvalifiseringskrav for å kunne jobbe hjemmefra, ved hjelp av tydelige retningslinjer. Eksempler er obligatorisk arbeidstid, verktøy for kommunikasjon og brukerstøtte, måling av fremdrift i arbeidet, teknisk utstyr og måltall for resultater.
- Hvis det er mulig, bør retningslinjene for hjemmekontor også inneholde bestemmelser om arbeidsplassens utforming. Hva kan bedriften tilby for at arbeidsplassen hjemme skal fungere like godt som bedriftens lokaler?
- Oppmuntre til regelmessig kommunikasjon. Bedriften bør fremme en kultur preget av konsekvent åpenhet, oppfølging av arbeidet og åpen dialog mellom team, ledere og ansatte. Dette bidrar til å skape trygghet og tillit på arbeidsplassen, noe som i sin tur styrker lagånden i bedriften.
- Sørg for at retningslinjene dekker datasikkerhet og beskyttelse av personopplysninger. Spesifiser regler for VPN-tilkoblinger og passordhåndtering, og beskytt de bærbare datamaskinene og mobiltelefonene ansatte bruker. Hvis ansatte som jobber hjemmefra, håndterer personopplysningene til kunder, må retningslinjene oppfylle relevante personvernbestemmelser og beskrive hvordan bedriften behandler personopplysninger.
- Unngå å detaljstyre ansatte som jobber hjemmefra. Dette kan virke mot sin hensikt og bidra til lav arbeidsmoral. I verste fall kan ansatte søke seg til bedrifter der de opplever mer tillit. I stedet bør bedriften vurdere en asynkron arbeidsmodell, som gir mer frihet og legger mer vekt på produktivt arbeid.
- Husk at sosial kontakt og teambuilding er viktig også for dem som jobber hjemmefra. Retningslinjene for hjemmekontor kan for eksempel beskrive forventninger knyttet til aktiviteter på nettet. Slik kan man avklare hvor og når man skal ha sosial kontakt med kollegaer.
- Det er svært viktig å ivareta den mentale helsen og trivselen blant medarbeiderne som jobber hjemmefra. Sørg for at de får ressurser og støtte for å takle stress og finne riktig balanse mellom jobb, familie og fritid. Når dette tas med i retningslinjene for hjemmekontor, forstår ansatte at bedriften bryr seg om hvordan de har det.
